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Cómo controlar los gastos de cada vehículo
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Controlar los gastos de cada vehículo es registrarlos sobre la ficha de la unidad en el momento en que ocurren, con su fecha, monto, moneda, proveedor y motivo. Así el costo real queda calculado al venderlo y no hay que reconstruirlo de memoria ni de comprobantes sueltos.
Dónde se pierden los gastos
Casi siempre en lo pequeño: el lavado, el repuesto que pagó el mecánico, el combustible del traslado, la transferencia. Cada uno parece menor, pero juntos cambian el margen de la unidad.
Qué registrar de cada gasto
- Qué vehículo es.
- Monto y moneda.
- Fecha.
- Proveedor o taller.
- Categoría: mecánica, estética, gestoría, traslado, comisión.
- Comprobante, si lo hay.
Registralo cuando pasa
La regla que más funciona es cargar el gasto el mismo día. Si se acumulan para "después", se olvidan o se cargan sin detalle. Que cada persona del equipo pueda cargar el gasto que hizo, con permisos acordes a su rol, reduce la dependencia de una sola persona.
Compras a proveedores
Cuando le comprás repuestos o servicios a un proveedor, conviene que la orden de compra quede vinculada al vehículo para el que se hizo. Así el gasto se imputa al auto correcto y no a la cuenta general.
Revisá antes de vender
Antes de cerrar la venta, repasá los gastos de la unidad. Si falta alguno, es el momento de cargarlo, porque después se pierde la trazabilidad. El historial de cambios sobre la ficha permite saber quién cargó o modificó cada gasto.
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Solicitar una demoPreguntas frecuentes
¿Qué gastos se le asocian a un vehículo?
Los que se generan por ese vehículo en particular: puesta a punto, repuestos, mano de obra, limpieza, gestoría, traslados y comisiones. Se registran sobre la ficha del auto para que sumen a su costo total.
¿Cuándo hay que cargar un gasto?
Lo ideal es el mismo día en que se hace. Si se acumulan y se cargan después, es fácil olvidar montos o perder el comprobante, y el margen calculado al vender deja de ser confiable.
¿Los gastos en dólares y en pesos se pueden mezclar?
Se pueden registrar en ambas monedas, pero necesitás un criterio de conversión consistente para calcular el costo total. Un sistema que maneje las dos monedas evita hacer esa conversión manualmente en cada unidad.